Visste du att enligt VentureBeat misslyckas 87% av alla data science-projekt? En vanlig orsak är att data inte är tillgänglig, är i fel format eller finns i silos. Olika typer av data samlas in i olika delar av organisationen för att stödja lokala processer, men informationen kan inte användas i ett större sammanhang inom företaget.
Detta problem gäller inte bara data science-projekt utan också Customer Relationship Management (CRM)-projekt. Data flödar inte in till, eller ut ur, systemet på ett optimalt sätt, vilket leder till manuella processer och risk för mänskliga fel. Att bygga integrationer blir därför helt nödvändigt för företag som vill förbli konkurrenskraftiga och utnyttja moderna verktyg som artificiell intelligens och maskininlärning.
Välj rätt integrationslösning
Det finns flera typer av integrationslösningar, alla med sina egna fördelar och nackdelar. Att förstå dessa är viktigt när du ska välja en lösning. De vanligaste alternativen är färdiga integrationer (of the shelf), anpassade integrationer med hjälp av verktyg eller plattformar, och att bygga en helt egen lösning.
Färdiga lösningar
Det finns färdiga integrationer mellan många av de vanligare systemen. Dessa kan vara moduler som installeras direkt i CRM-systemet eller externa lösningar som ansluter till systemen som skall integreras.
Färdiga lösningar har fördelen att de är standardiserade, rakt från hyllan, och därför snabba att komma i gång med. De hanterar ett antal olika generella användarfall. En färdig lösning är ofta ett relativt kostnadseffektivt sätt att koppla i hop två eller flera system. Dessutom är det ofta ett lägre behov av tekniskt kunskap för att lyckas med denna typen av integrationer.
Nackdelen med de färdiga lösningarna är ofta begränsningarna. De gör några saker men har man ett behov som är utanför de vanliga användarfallen eller vill göra någon av uppgifterna på ett annat sätt är man ofta i ett läge där man inte kan anpassa lösningen tillräckligt mycket. Processer och arbetsflöden behöver därför anpassas efter integrationen istället för tvärt om.
Det finns inte alltid färdiga integrationer att använda som passar de systemen som man använder. Vissa system saknar integrationsmöjligheter, då de låser in all sin data. Detta är något man bör ta i beaktande när man väljer system att arbeta med.
Några exempel på färdiga integrationer är e-Signaturs applikationer som Adobe eSign eller GetAccept som har färdig integrationslösningar till flera CRM-system. Ett annat exempel är telefoni-integrationer till CRM-system — dessa erbjuds av telefonbolagen, Enreach är ett exempel på ett företag som har skapat färdiga integrationer till sina telelösningar.
Sammanfattningsvis
Fördelar:
-
- Snabba att komma igång med
-
- Kostnadseffektiva
-
- Kräver mindre teknisk kunskap
Nackdelar:
-
- Begränsade anpassningsmöjligheter
-
- Kan tvinga användare att anpassa sina processer
Integrationsverktyg och plattformar
När större flöden skall integreras ser man ofta att färdiga integrationslösningar inte räcker hela vägen fram. Då kan man använda ett integrationsverktyg eller en platform för att skapa integrationer. Det finns en lång lista av olika verktyg, med olika funktioner och prisklasser. I bland benämns dessa verktyg som ETL-verktyg som står för Extract Transform Load vilket är de tre huvudsakliga stegen som ett integrationsverktyg hanterar.
Med hjälp av ett verktyg kan man skapa anslutningar till sina system och välja vilken data som skall användas. Här använder man filter för att begränsa datan till just den som är intressant för integrationen. Många gånger har data olika format och den behöver transformeras mellan källsystemet och målsystemet. Slutligen så laddas datan in i målsystemet. Integrationsverktyg kan vara antingen grafiska, där användaren kan definiera sin integration genom att dra och koppla ihop olika moduler, eller baserade på programmeringskod där användaren måste programmera. Några system befinner sig någonstans mellan dessa ytterligheter.
Med ett integrationsverktyg kan man skapa helt anpassade integrationer. De har moduler och funktioner inbyggda som snabbar upp arbetet med att skapa integrationen. Verktygen leverareas av ett företag som i vissa fall kan hjälpa till med drift, underhåll och support.
Några av nackdelarna med ett integrationsverktyg är att de ibland blir dyra. I valet av integrationsverktyg så behöver man göra en avvägning mellan licens och driftkostnader och vad det kostar att hantera integrationerna. Att bygga egna integrationslösningar, även med ett verktyg, kräver betydligt större teknisk kunskap jämfört med en färdig lösning.
Trots att detta alternativ låter större och mer komplicerat är ett integrationsverktyg eller en platform ofta ett väldigt bra alternativ som integrationsstrategi.
Några vanliga integrationsverktyg är t.ex. MuleSoft som erbjuder både drag-och-släpp konfiguration och anpassningar med hjälp av kod. Ett annat lite mer enklare verktyg är Zapier som är en tjänst där olika komponenter, likt lego, sätts ihopa. Det finns mer än 100 olika verktyg och plattformar som kan användas för att bygga integrationer.
Sammanfattningsvis
Fördelar:
-
- Anpassade integrationer
-
- Stöd för komplexa flöden
-
- Stöd och underhåll från leverantören
Nackdelar:
-
- Kan vara dyra
-
- Kräver teknisk kunskap
Bygg själv
Det tredje alternativet är att bygga hela integrationen från grunden med hjälp av en traditionell utvecklingsmiljö. Detta kan vara ett bra alternativ det finns hög teknisk kompetens och kapacitet i företaget eller organisationen.
Fördelarna med att bygga en helt egen integrationslösning är att det i princip inte finns några begränsningar på vad man kan göra. Många gånger är det en mindre kostnad för mjukvaran att bygga integrationen från grunden eftersom endast en utvecklingsmiljö krävs.
Nackdelen är att lösningen som skapas måste underhållas och vidareutvecklas. Detta är något som med tiden kan dra iväg och göra den här lösning dyrare än att bygga integrationen på en platform. Att bygga allt själv kräver hög teknisk kompetens. Att bygga integrationen från grunden kräver också en investering i form av tid och det är generellt sätt det långsammaste sättet att skapa en integration.
Ofta används detta tillvägagångssättet om det är ett begränsat antal integrationer som skall skapas där systemen är väldigt specialiserade eller ovanliga. Har företaget egenbyggda system väljer man ofta att bygga integrationerna själv också.
Sammanfattningsvis
Fördelar:
-
- Fullt anpassningsbara
-
- Lägre licenskostnad
Nackdelar:
-
- Högre underhållskostnader över tid
- Kräver avancerad teknisk kunskap
Tänk långsiktigt
Har du läst så här långt har du fått en generell bild över vilka verktyg du har att tillgå för att bryta silos. Finns det färdiga integrationer som löser det problem du försöker lösa är de ofta ett bra alternativ – det går fort och även om de kostar är de nästan garanterat mer kostnadseffektiva än att använda ett integrationsverktyg eller att bygga själv. De har dessutom fördelen att de används av andra och har därför testat mer grundligt.
Om du där emot har ett större integrationsbehov med flera processer och flera system som behöver integreras blir det oftare mer effektivt att titta på ett integrationsverktyg eller en platform. Genom att skapa en integrationsstrategi kan man få mer värde av befintliga integrationer och att återanvända funktioner.
Det är viktigt att tidigt inventera dina integrationsbehov, både på kort och lång sikt för att kunna välja rätt lösning och hålla ditt företag konkurrenskraftigt.
